Cómo dejar QuickBooks listo para los taxes (y pagar la tarifa más baja)

Nuestra tarifa de $700 aplica cuando su QuickBooks está "al día y reconciliado hasta el 31 de diciembre". Esto es exactamente lo que eso significa, en el orden en que conviene hacerlo.

1. Todas las cuentas reconciliadas hasta diciembre

Cada cuenta de banco, tarjeta de crédito y préstamo tiene que estar reconciliada contra el bank statement de diciembre, con diferencia cero. En QuickBooks Online: Settings → Reconcile. Si alguna cuenta tiene meses sin reconciliar, ese es el primer trabajo. Una cuenta que dice "reconciliada" pero con una diferencia que alguien forzó con un ajuste no cuenta.

2. Cero transacciones sin categorizar

La pestaña "For review" del banking feed vacía, y ninguna transacción en "Uncategorized Expense", "Uncategorized Income" o "Ask My Accountant". Si no sabe en qué categoría va algo, déjelo en "Ask My Accountant" y lo resolvemos juntos, pero que no haya cientos.

3. Los retiros del dueño bien separados

Lo que usted sacó para uso personal no es gasto del negocio. Va a "Owner's Draw" o "Distributions" (S Corp) o "Partner Distributions" (partnership). Lo mismo con lo que usted puso: "Owner's Contribution". Mezclar esto con gastos infla las deducciones y es lo primero que un auditor busca.

4. Activos fijos, no gastos

Un vehículo, una máquina, una computadora cara, una remodelación: van a una cuenta de activo fijo, con la fecha y el monto de compra, no a "Supplies" o "Repairs". Nosotros decidimos después si se deprecia o se deduce de una vez (Sección 179 o bonus). Si lo expensó directo, la depreciación de los años siguientes se pierde.

5. Préstamos con su saldo real

El saldo del préstamo en QuickBooks tiene que coincidir con el estado de cuenta del prestamista al 31 de diciembre. Los pagos se dividen entre principal (reduce el préstamo) e interés (gasto). Si registró todo el pago como gasto, la ganancia está subestimada y el balance no cuadra.

6. Nómina cuadrada

El total de salarios en QuickBooks tiene que ser igual a la suma de las cuatro 941 del año y a la W-3. Si usa un servicio de payroll externo, sus reportes de fin de año son la referencia.

7. Cuentas por cobrar y por pagar limpias

Facturas que nunca se van a cobrar: anúlelas o regístrelas como incobrables. Facturas de proveedores ya pagadas por fuera del sistema: márquelas pagadas. Un Accounts Receivable con facturas de hace tres años no es real.

8. El balance sheet cuadra con el año anterior

Los saldos iniciales del año tienen que ser iguales a los saldos finales del tax return anterior (Anexo L). Si alguien tocó transacciones de años cerrados, aparece una diferencia en "Retained Earnings" que hay que explicar.

Si no llega a tiempo

No pasa nada. Elija "falta cerrar el año" en el cotizador y lo cerramos nosotros por $1,000. Y si no tiene bookkeeping en absoluto, lo construimos desde los bank statements: $2,500 hasta $500,000 en ventas, con el tax return incluido.